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Moteur de recherche d'offres d'emploi APAVE

Assistant(e) de Direction à l'international H/F


Détail de l'offre

Detail de l'offre

Notre société

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Référence

ASA-2021-034-13814  

Date de parution

27/04/2022

Description du poste

Intitulé de l'offre

Assistant(e) de Direction à l'international H/F

Métier / Spécialité

Métiers fonctionnels - Secrétariat

Type de contrat

Emploi

Précision du contrat

CDI

Mission proposée

Afin de soutenir son fort développement, la Direction Générale d'Apave International recherche un(e) Assistant(e) de Direction (H/F), pour son Directeur Général et son DAF basés à Courbevoie.

Rattaché(e) directement au Directeur Général d'Apave International, l'Assistant(e) de Direction à l'international soutient le dirigeant dans ses activités internationales de gestion de l'activité et de communication. Dans ce cadre les principales tâches du titulaire seront les suivantes :

Assistanat :
- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes Français / Anglais ;
- Gestion du courrier et des courriels (Français, Anglais, voire Espagnol et Italien) de la Direction Générale ;
- Organisation des agendas sur plusieurs fuseaux horaires: RDV physiques, visioconférences, réunions, comités, etc. ;
- Organisation des déplacements : transport, logement, visa, contraintes sanitaires, dossier culturel d'accueil ;
- Point de contact pour les demandes d'information en interne ou des parties prenantes externes ;
- Prise de note, compte-rendu et rédaction de synthèse, de notes de service ;
- Création de supports de présentation (PowerPoint principalement) ;
Gestion documentaire (suivi et archivage) de la Direction Générale.

Gestion administrative :
- Reporting régulier à la direction (quotidien, hebdomadaire, mensuel…) sur les sujets en cours
Organisation des Copex (Comité de Direction) : planification, préparation documentaire, logistique si nécessaire ;
- Organisation des bases de données relatives à la gestion administrative : Suivi du budget de fonctionnement (notes de frais, fournitures, …) ;
- Suivi des tableaux de bord, extractions dans les systèmes d'information administrative.

Secrétariat juridique :
- Suivi des Conseils d'Administration et Assemblées Générales des différentes entités internationales du Groupe (dates agenda, suivi des convocations, PV, et conformité des signatures...) ;
- Suivi de tous les actes en signature et en envoi en lien avec la Direction juridique (contrats, PV,...).

Communication :
- Organisation de la communication auprès des parties prenantes : diffusion des messages, des notes de services, mémos et autres communiqués en interne et en externe ;
- Assurer un lien avec la Direction de la Communication.

Profil souhaité

Etudes supérieures en Gestion administrative et commerciale / Assistanat de Direction à l'International, ou équivalent

Expérience : 7 à 10 ans minimum d'expérience significative en tant qu'assistant(e) de direction acquise idéalement dans un contexte international.

Savoir-Faire : Maîtrise du pack Office et de la suite Google. Maîtrise de l'Anglais (utilisation quotidienne), l'Espagnol ou l'italien serait un plus.

Savoir-être : Rigoureux(euse), organisé(e), réactif(ve) et discret(e) ; sens du relationnel, tact, autonome, force de propositions, esprit d'analyse et de synthèse.

Attrait pour l'international, les chiffres et le travail d'équipe (intégration des différences culturelles).

Localisation du poste

Localisation du poste à pourvoir

National, France Métropolitaine, Ile-de-France, Paris

Critères candidat

Langues

  • Anglais (Courant)
  • Espagnol (Scolaire)